Chính sách bảo mật

Ban hành ngày 19/10/2026

Tymosoft (sau đây gọi là "chúng tôi") tuân thủ Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Nhật Bản (個人情報保護法) và các quy định liên quan khi xử lý thông tin cá nhân trên dịch vụ quản lý ca làm, chấm công và tính lương "Baitoworks" (sau đây gọi là "Dịch vụ") và trang web này. Chính sách này giải thích chúng tôi thu thập thông tin gì, dùng vào việc gì và bảo vệ ra sao.

1. Thông tin doanh nghiệp

Tên: Tymosoft
Địa chỉ: Tầng 10, Tòa nhà CEO, Lô HH2-1, Khu đô thị Mễ Trì Hạ, Đường Phạm Hùng, Phường Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện: Nguyễn Trọng Hiếu
Liên hệ: [email protected]

2. Phạm vi và vai trò của chúng tôi

Chính sách này áp dụng cho hai loại thông tin:

Thông tin chúng tôi tự thu thập: thông tin của người xem trang web, người gửi liên hệ, yêu cầu tài liệu hoặc đăng ký, và người phụ trách của doanh nghiệp sử dụng Dịch vụ (sau đây gọi là "Doanh nghiệp khách hàng"). Chúng tôi xử lý các thông tin này với tư cách bên quản lý thông tin cá nhân.
Thông tin Doanh nghiệp khách hàng nhập vào Dịch vụ: thông tin về nhân viên của Doanh nghiệp khách hàng (sau đây gọi là "Nhân viên"). Chúng tôi xử lý các thông tin này theo ủy thác của Doanh nghiệp khách hàng và chỉ trong phạm vi cần để cung cấp Dịch vụ. Việc thông báo mục đích sử dụng và xin sự đồng ý cần thiết của Nhân viên do Doanh nghiệp khách hàng thực hiện.

3. Thông tin thu thập

3.1. Trên trang web

Thông tin nhập vào form liên hệ / yêu cầu tài liệu: họ tên, email, số điện thoại hoặc LINE, tên doanh nghiệp / cửa hàng, quy mô nhân viên, nhu cầu, ngôn ngữ hiển thị.
Thông tin đo hiệu quả quảng cáo: nguồn truy cập (tham số utm, mã nhấp quảng cáo…).
Thông tin lưu trong trình duyệt của bạn: ngôn ngữ đã chọn, họ tên và email đã nhập khi tải tài liệu (để lần sau không phải nhập lại).

3.2. Trong Dịch vụ

Thông tin tài khoản: họ tên (cả phiên âm kana), email, số điện thoại, địa chỉ, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, người liên hệ khẩn cấp, ảnh đại diện.
Giấy tờ lưu trú: số, ngày hết hạn và ảnh của thẻ lưu trú (在留カード), hộ chiếu, thẻ sinh viên; tên trường và thời gian học.
Ca làm và chấm công: nguyện vọng ca, ca đã xếp, giờ chấm công, vị trí GPS lúc chấm công, ảnh khuôn mặt lúc chấm công, kết quả đối chiếu khuôn mặt.
Lương: giờ làm, đơn giá, phụ cấp, khấu trừ và các thông tin cần để tính lương.
Liên lạc: tin nhắn, tệp đính kèm, trạng thái đọc thông báo.
Thiết bị: mã thiết bị để gửi thông báo đẩy.

Vị trí chỉ được lấy vào lúc Nhân viên thao tác chấm công. App không theo dõi vị trí liên tục.

4. Mục đích sử dụng

4.1. Thông tin chúng tôi tự thu thập

Trả lời liên hệ, gửi tài liệu, sắp xếp buổi demo và gửi báo giá.
Giới thiệu về Dịch vụ (tính năng mới, giá…). Bạn có thể yêu cầu ngừng nhận bất cứ lúc nào.
Ký hợp đồng, xuất hóa đơn, hỗ trợ và gửi thông báo quan trọng cho Doanh nghiệp khách hàng.
Cải thiện trang web và quảng cáo, phân tích tình hình truy cập.

4.2. Thông tin trong Dịch vụ (theo ủy thác)

Cung cấp các chức năng của Dịch vụ: xếp ca, chấm công, tính lương, quản lý hạn giấy tờ, liên lạc.
Ngăn chấm công gian lận: kiểm tra vị trí, đối chiếu khuôn mặt, phát hiện ảnh dùng lại.
Xử lý sự cố, bảo đảm an toàn hệ thống và hỗ trợ người dùng.
Cải thiện Dịch vụ bằng số liệu thống kê đã được xử lý để không nhận ra cá nhân hay doanh nghiệp.

Chúng tôi không dùng thông tin trong Dịch vụ cho quảng cáo của riêng chúng tôi hay bất kỳ mục đích nào ngoài các mục trên.

5. Ảnh khuôn mặt và đối chiếu khuôn mặt

Đối chiếu khuôn mặt chỉ chạy khi Doanh nghiệp khách hàng bật chức năng này. Ảnh chụp lúc chấm công được so với ảnh Nhân viên đã đăng ký để tính độ giống nhau, bằng Amazon Rekognition của Amazon Web Services (khu vực Tokyo).
Ảnh khuôn mặt lúc chấm công mặc định tự xóa sau 180 ngày kể từ ngày chụp. Bản ghi chấm công và kết quả đối chiếu được giữ lại. Thời hạn lưu có thể đổi theo thỏa thuận với Doanh nghiệp khách hàng.
Để phát hiện ảnh dùng lại, chúng tôi lưu mã băm (hash) tính từ ảnh. Từ mã này không dựng lại được khuôn mặt.
Kết quả đối chiếu chỉ dùng để xác nhận việc chấm công.

6. Tự đọc giấy tờ lưu trú

Chức năng đọc chữ từ ảnh thẻ lưu trú và giấy tờ khác chỉ được bật khi Doanh nghiệp khách hàng đồng ý sử dụng. Khi bật, ảnh được gửi tới dịch vụ AI bên ngoài (mô hình như Gemini của Google, thông qua OpenRouter, Inc.). Kết quả đọc được xóa sau 30 ngày; các mục đã lưu vào hồ sơ thì giữ lại.

7. Cung cấp cho bên thứ ba

Chúng tôi không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi chưa có sự đồng ý của người đó, trừ các trường hợp pháp luật cho phép (theo quy định pháp luật, để bảo vệ tính mạng hoặc tài sản, theo yêu cầu của cơ quan nhà nước…).

8. Ủy thác xử lý

Chúng tôi ủy thác một phần việc xử lý cho các nhà cung cấp dưới đây và giám sát họ phù hợp:

Nhà cung cấp (quốc gia)	Công việc
Cloudflare, Inc. (Mỹ)	Phân phối trang web và trang quản lý; lưu tệp (Cloudflare R2); sao lưu
Amazon Web Services, Inc. (Mỹ; dữ liệu xử lý ở khu vực Tokyo)	Gửi email (Amazon SES); đối chiếu khuôn mặt (Amazon Rekognition)
Google LLC (Mỹ)	Thông báo đẩy (Firebase Cloud Messaging); ghi nhận nội dung liên hệ (Google Sheets); phát video (YouTube)
OpenRouter, Inc. (Mỹ)	Đọc chữ trên giấy tờ lưu trú (chỉ khi Doanh nghiệp khách hàng bật)
Akamai Technologies, Inc. — Linode (Mỹ)	Vận hành máy chủ của Dịch vụ

9. Chuyển thông tin ra nước ngoài

Một số nhà cung cấp ở mục 8 đặt tại Mỹ. Chúng tôi chỉ ủy thác sau khi xác nhận các nhà cung cấp này có hệ thống bảo vệ đáp ứng tiêu chuẩn của Luật Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản. Về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân của Mỹ, xem trang web của Ủy ban Bảo vệ thông tin cá nhân Nhật Bản (個人情報保護委員会). Bạn có thể yêu cầu thông tin về các biện pháp bảo vệ qua địa chỉ liên hệ ở mục 14.

Chúng tôi đặt trụ sở tại Việt Nam. Nhân sự của chúng tôi có thể truy cập thông tin từ Việt Nam để vận hành, bảo trì và hỗ trợ Dịch vụ, với cùng các biện pháp bảo vệ ở mục 10. Chúng tôi tuân thủ cả quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Việt Nam.

10. Biện pháp bảo vệ

Mã hóa đường truyền (HTTPS).
Tệp tải lên được lưu ở kho riêng tư. Ảnh và giấy tờ chỉ hiển thị cho người đã đăng nhập, qua đường dẫn có chữ ký và hết hạn.
Mỗi Doanh nghiệp khách hàng dùng máy chủ và cơ sở dữ liệu riêng.
Phân quyền theo vai trò; quản lý đăng nhập bằng xác thực hai bước.
Sao lưu định kỳ; đào tạo nhân sự và giám sát các bên được ủy thác.

11. Thời hạn lưu trữ

Thông tin liên hệ từ trang web: trong thời gian cần để trao đổi, tối đa 3 năm kể từ lần liên lạc cuối.
Dữ liệu trong Dịch vụ: trong thời hạn hợp đồng. Sau khi chấm dứt hợp đồng, Doanh nghiệp khách hàng có 60 ngày để xuất dữ liệu; sau đó dữ liệu bị xóa, kể cả lần lượt khỏi các bản sao lưu.
Ảnh khuôn mặt lúc chấm công: 180 ngày (mặc định).
Kết quả đọc giấy tờ lưu trú: 30 ngày.
Hội thoại hỗ trợ: 180 ngày.
Thông báo trong app: 7 ngày.

12. Môi trường demo

Dữ liệu trên môi trường demo (demo.baitoworks.com và app demo) được xóa và dựng lại định kỳ. Vui lòng không nhập thông tin của người thật vào môi trường demo.

13. Cookie và lưu trữ trên trình duyệt

Trang web lưu ngôn ngữ đã chọn và thông tin form tải tài liệu trong bộ nhớ của trình duyệt (localStorage).
Chúng tôi có thể dùng công cụ phân tích truy cập (như Google Analytics) và thẻ của các nhà quảng cáo. Khi đó, thông tin duyệt web được gửi tới các nhà cung cấp này qua cookie. Bạn có thể tắt cookie trong cài đặt trình duyệt.
Video được nhúng ở chế độ tăng cường quyền riêng tư (youtube-nocookie.com) và chỉ kết nối tới YouTube khi bạn bấm phát.

14. Quyền của người dùng và liên hệ

Chúng tôi đáp ứng theo luật các yêu cầu công khai, sửa, bổ sung, xóa, ngừng sử dụng, ngừng cung cấp cho bên thứ ba và công khai hồ sơ cung cấp cho bên thứ ba. Thông tin trong Dịch vụ do Doanh nghiệp khách hàng quản lý, nên Nhân viên vui lòng liên hệ nơi làm việc của mình trước; chúng tôi sẽ phối hợp với Doanh nghiệp khách hàng. Chúng tôi có thể xác minh danh tính trước khi xử lý yêu cầu.

Liên hệ: [email protected]

15. Sửa đổi chính sách

Chúng tôi có thể sửa đổi chính sách này khi luật thay đổi hoặc khi cần. Bản sửa đổi có hiệu lực từ khi đăng trên trang này.

Chính sách này lấy bản tiếng Nhật làm bản chính. Bản tiếng Việt và tiếng Anh là bản dịch tham khảo.

Điều khoản sử dụng →